Vom KI-Tool zum Arbeitsablauf: vier Fragen vor dem ersten Pilot

Welchen Arbeitsablauf wollen Sie verbessern?

„Wir möchten KI einsetzen“ ist ein Ausgangspunkt für ein Gespräch. Für einen Pilot braucht es eine engere Beschreibung: Wer erledigt welche Arbeit, was löst sie aus und welches Ergebnis wird danach benötigt?

Nehmen wir als fiktives Arbeitsbeispiel die Bearbeitung einer technischen Kundenanfrage. Eine E-Mail trifft ein. Jemand identifiziert Produkt und Anliegen, sucht passende Dokumentation, klärt offene Fragen und bereitet eine Antwort vor. Eine fachlich verantwortliche Person prüft das Ergebnis, bevor es versendet wird.

1. Welche Daten braucht das System?

Zur Anfrage können eine Produktnummer, eine technische Zeichnung und eine Beschreibung des Problems gehören. Für die Antwort sind möglicherweise Produktunterlagen, frühere Servicefälle und aktuelle Freigaben erforderlich.

Halten Sie fest, wo diese Informationen liegen, welche Version gültig ist und wer sie verwenden darf. Unterscheiden Sie vorhandene Informationen von Daten, die erst beschafft oder bereinigt werden müssen. Eine fehlende Zeichnungsrevision ist eine konkrete Lücke, die ein Sprachmodell nicht verlässlich schließen kann.

Für den Pilot entsteht daraus eine kleine Datenlandkarte: Eingabe, zugelassene Wissensquellen, Aktualität und Zugriff. Sie macht sichtbar, welche Fälle sich für einen begrenzten Versuch eignen und welche zunächst außen vor bleiben.

2. Welche Systeme müssen verbunden werden?

Ein Antwortentwurf wird erst nützlich, wenn er den zuständigen Menschen im richtigen Arbeitsschritt erreicht. Beschreiben Sie deshalb, wie die Anfrage aus dem Postfach oder Ticketsystem übernommen wird, wie die Wissenssuche erfolgt und wo der Entwurf zurückgegeben wird.

Jede Verbindung hat eine Aufgabe und eine Grenze. Ein erster Versuch könnte ausschließlich lesen und einen Entwurf in einer separaten Ansicht bereitstellen. Ob ein späteres System Tickets verändern oder Nachrichten senden darf, ist eine eigene Entscheidung.

Diese Verbindungen nennen wir Prozessverkabelung: Daten, Fachsysteme und menschliche Arbeit werden zu einem nachvollziehbaren Ablauf verbunden. Dokumentieren Sie auch den Weg, den ein Vorgang nimmt, wenn eine Schnittstelle ausfällt oder die Antwort nicht ausreichend belegt ist.

3. Wer trägt die Verantwortung?

„Ein Mensch schaut noch einmal drauf“ lässt wichtige Fragen offen. Welche Person prüft die fachliche Richtigkeit? Welche Quellen muss sie sehen? Wie erkennt sie eine unsichere Antwort? Was passiert bei einem Widerspruch zwischen zwei Dokumenten?

Im fiktiven Anfragebeispiel könnte die fachliche Prüfung drei Dinge umfassen: verwendete Dokumentversion, technische Aussage und konkrete Handlungsempfehlung. Der Entwurf zeigt die herangezogenen Quellen. Fehlen entscheidende Informationen, wird die Anfrage zur Klärung zurückgegeben.

Schreiben Sie diese Entscheidungspunkte auf. Dazu gehören Zuständigkeit, verfügbare Information, Freigabe und ein Abbruchweg. So lässt sich später untersuchen, ob das System Arbeit vorbereitet oder lediglich zusätzliche Prüfarbeit erzeugt.

4. Woran erkennen Sie eine Verbesserung?

Wählen Sie vor dem Versuch eine passende Ausgangsmessung. Bei Kundenanfragen könnten Bearbeitungszeit, fachliche Fehler, Rückfragen und notwendige Korrekturen relevant sein. Erfassen Sie auch den Aufwand für die Prüfung des KI-Entwurfs.

Eine Messung braucht vergleichbare Aufgaben und einen klaren Zeitraum. Dokumentieren Sie, welche Anfragen einbezogen wurden und welche ausgeschlossen blieben. Wenn sich zugleich Dokumentation, Formular oder Zuständigkeit ändern, lässt sich die beobachtete Wirkung nicht ohne Weiteres allein der KI zuschreiben.

Ein Zielwert bleibt als Ziel gekennzeichnet. Für den konkreten Pilot sind geeignete Kriterien im Betrieb festzulegen; diese Arbeitshilfe nennt bewusst keine allgemeine Erfolgsquote.

Ein kurzer Arbeitsauftrag für den nächsten Termin

Bringen Sie eine repräsentative Anfrage und den heutigen Bearbeitungsweg mit. Zeichnen Sie die Schritte vom Eingang bis zur freigegebenen Antwort auf. Ergänzen Sie die Datenquellen, beteiligten Systeme und verantwortlichen Personen.

Markieren Sie anschließend genau den Schritt, den der Pilot unterstützen soll. Legen Sie fest, welche Fälle der Versuch umfasst, wie Ergebnisse geprüft werden und wann er beendet oder überarbeitet wird. Damit entsteht eine überprüfbare Pilotbeschreibung, die Fachbereich und IT gemeinsam beurteilen können.

Die vier Fragen sind eine redaktionelle Arbeitshilfe von Vortrieb KI. Ein belastbarer Unternehmensfall braucht darüber hinaus konkrete Quellen und dokumentierte Ergebnisse.

Quellen & Einordnung

Methodik · Dieser Beitrag hilft dabei, ein eigenes Vorhaben zu durchdenken. Er beschreibt keinen gemessenen Unternehmenserfolg.

So entstehen die Fallstudien →